Списание дебиторской задолженности: как списать просроченный долг с истекшим сроком давности

Убыток по дебиторке – это ущерб, который появляется вследствие несвоевременной оплаты или ее отсутствия контрагентами за поставленные товары и оказанные услуги. Он образуется также в ситуациях, когда возникла переплата по налогам или плата за продукцию получена, а отправка по каким-то причинам не произошла. Такие задержки поступлений отражаются в балансе и искажают показатели прибыли. Не все виды ущерба подлежат аннулированию. Рассмотрим подробнее, как правильно списать просроченную дебиторскую задолженность прошлых лет и каким образом это списание происходит.

Долги, которые подлежат взысканию

Аннулировать можно не все виды минусов в балансе. Подлежат ликвидации только те варианты, которые имеют признаки безнадежности. К безнадежке относятся те суммы денежных средств, которые невозможно взыскать с должников по определенным причинам. Чтобы признать отрицательные остатки на балансе нереальными к взысканию, их проверяют на соответствие определенным признакам:

• Прошел срок давности по иску – здесь все неоднозначно. Минимальный период составляет 3 года, но он может прерываться, например, при признании недоплаты. Согласно законодательству, просрочка не может затянуться свыше 10 лет, затем возможно списание просроченной дебиторской задолженности прошлых лет.
• Ответчик не может выполнить условия договора вследствие невозможности по форс-мажорным обстоятельствам, не зависящим от него. Основанием является наличие акта органа власти или ликвидация фирмы.
• Судебный пристав выдал акт об окончании исполнительного производства. В документе обязательно указывается, что долг получить невозможно никакими способами. Поводом для прекращения требований является отсутствие имущества либо невозможно определить местонахождение ценностей, имущества или самого должника.

Если виновной стороной является индивидуальный предприниматель, невозможно списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете только по факту исключения лица из ЕГРИП. Виновник отвечает за убытки собственным имуществом, поэтому аннулировать их можно только по окончании процедуры банкротства либо смерти ответчика. Если два предприятия друг другу должны деньги, то для уменьшения размера долговых обязательств проводится взаимозачет на эту сумму. Если после процедуры остался отрицательный остаток, его следует признать нереальным.

Основания для взыскания долга по дебиторке

Причиной для избавления от минуса является документальное подтверждение безнадежности. Согласно порядку списания дебиторской задолженности, компания должна провести инвентаризацию, которая подтвердит несоответствие. Процедура выполняется в соответствии с регламентом, прописанным в Методических указаниях. Основанием для уменьшения отрицательного значения являются:

• данные инвентаризации;
• бухгалтерская справка с обоснованием;
• согласование с органом, отвечающим за исполнение бюджета и лицом, которое осуществляет распоряжение данными средствами;
• приказ по предприятию или распоряжение.

Наличие отрицательного значения на балансе не является поводом для списания дебиторской задолженности на убытки. Подтверждение безнадежности ущерба служит причиной для его аннуляции. Невозможно с помощью одной процедуры удалить все минусы. Каждый факт требует анализа на соответствие признакам безнадежности, описания истории появления и сбора подтверждающей документации.

Источники взыскания

Нереальный долг списывается из резерва по сомнительному долгу, который создается отдельно по каждой ситуации. Этот способ возмещения невозврата возможен для компаний, у которых отгрузка товара осуществляется после полной его оплаты. Нюансы формирования средств регламентированы статьей 266 НК РФ. Норматив списания дебиторской задолженности за счет резерва зависит от сроков:

• 90 суток – погашение в полном объеме;
• 45–90 дней – зарезервированная часть не превышает 50% от безнадежки;
• до 45 суток – невыплата не включается на резервирование.

В ситуациях, когда резервирования нет, а невостребованный ущерб превышает запланированные показатели, погашение выполняется из внереализационных расходов. Погасить такой остаток можно из чистой прибыли. Решение о внесении таких расходов к чистой прибыли можно на основании распоряжения руководителя фирмы.

Через сколько лет можно списать дебиторскую задолженность на убыток

Это возможно по истечении периода требования по иску. Срок исчисляется от даты, с которой возникло право потребовать у клиента оплату. Возможность взыскать появляется через 3 года от этого дня при соблюдении регламента, который требует:

• сбора первичной документации, подтверждающей факт появления и признаки безнадежности;
• создание проводок по бухгалтерскому учету;
• признание данных расходов и в бухгалтерии, и в ФНС.

Избавиться от безнадежки можно через 3 года, если в течение этого периода клиент ничего не возместил деньгами или другими активами, а время давности по иску не прерывалось. Частичное погашение невозвратной дебиторской задолженности не считается причиной для остановки либо продления термина. Временной период по иску не может превысить 10 лет.

Порядок взыскания долга

Наличие минуса устанавливается на основании инвентаризации. Результаты прописываются в акте, оформленном по форме ИНВ-17. Руководитель предприятия издает приказ об аннуляции. Составляется бухгалтером справка, где указывают размер убытка, обстоятельства его появления и признаки, по которым они отнесены к невозвратным, а также дают ссылку на инвентаризационный акт. Порядок списания просроченной дебиторской задолженности в налоговом и бухучете немного отличается. Эти значения обязательно отражаются на счете 007 и подлежат окончательному удалению через 5 лет после выполнения проводок.

Аннулирование невозврата в бухучете

Аннуляция в бухгалтерском учете по каждому факту выполняется отдельно на основании инвентаризации с оформлением соответствующих актов. Руководитель составляет распоряжение по компании, в котором обосновывает невозможность взыскания. Если под данные суммы не резервировали средства, итоги относят:

• коммерческие предприятия – на финансовый результат;
• некоммерческие организации – на повышение затрат.

Ликвидация безнадежки в убыток по причине неплатежеспособности контрагента не является причиной для аннулирования невозврата. Этот минус необходимо отражать в балансе в течение 5 лет, чтобы была возможность проконтролировать вероятность взыскания дебиторской задолженности, подлежащей списанию, если имущественное состояние виновной стороны изменится. Аннулированные цифры отображаются на забалансовом счете 007. Если должник выплатит весь остаток или его часть по уже списанным обязательствам, полученные средства отражаются, как прочие доходы фирмы.

В бухучете остатки по счету 63 на балансе не показываются. Сумма, по которой создан резерв, записывается за вычетом размера резерва. Одновременно на это число уменьшается нераспределенный доход. В отчетности по сомнительным долгам резерв показывают в прочей прибыли. Списание просроченной дебиторской задолженности после 3 лет из резерва не искажает показатели бухгалтерских отчетов.

Аннулирование невозврата в налоговом учете

Устранить минусы можно только после признания безнадежности по окончании термина исковой давности. В соответствии со статьей 266 НК РФ предприятие создает резерв под сомнительные убытки самостоятельно. К ним относятся отрицательные остатки в бухгалтерских отчетах, которые созданы контрагентами после приобретения продукции, оказания услуг или выполнения работ. Можно провести взыскание долга по налогам в полном объеме.

Отчисления на формирования резервных средств относят к внереализационным расходам в последний день отчетного периода. Они уменьшают базу налогообложения. Ликвидация безнадежки выполняется из денег сформированного резерва. Если такая сумма не создана либо ее размера недостаточно для покрытия, такой невозврат отображается во внереализационных затратах. Безнадежным может признаваться не только ущерб, созданный при продаже товаров, но и невозвраты по займам и авансовые платежи за предстоящую поставку.

Учет сомнительной дебиторской задолженности, не связанной поставками продукции и выполнением работ или услуг, осуществляется отдельно. Эти невозвраты не могут погашаться из резерва, потому что они не участвуют в его формировании. Их учитывают во внереализационных затратах во время расчета налога на доходы. Невозврат с просроченным термином учитывается в последний день отчетного периода, в котором термин истекает.

Если размер зарезервированных средств в бухучете и налоговом учете не совпадают, разница между прибылью и затратами записывается на счете 91 и в качестве причины убытков или дохода на счете 99. Эти разницы считаются постоянными после списания дебиторской задолженности, в налог на прибыль эти значения включают в соответствующем периоде. Они признаются как постоянный налоговый актив или обязательство. В декларации эти затраты отображаются в Приложении 2, соответствующему Листу 02 по строкам 302 и 300.

Документы, подтверждающие образование долга

ФНС тщательно проверяет все факты аннуляции безнадежки. Каждый случай образования долга необходимо подтвердить документально. Пакет документов включает:

• выписку из бухгалтерских отчетов;
• счета на поставку и другие первичные бумаги;
• документы, подтверждающие безнадежность;
• справку, подтверждающую, что меры по взысканию приняты и исчерпаны;
• приказ или распоряжение по предприятию о результатах инвентаризации;
• бухгалтерская справка (служебная записка) о наличии минуса;
• бумаги, подтверждающие прерывания терминов;
• акты инвентаризации на окончание этого отчетного периода.

После списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности пакет бумаг хранится не менее 4 лет для налогового учета и 5 лет для бухучета. При досрочном их уничтожении во время проверки ФНС возникнет непризнанный долг, будут дополнительно начислены налоги и штрафы.

Сроки аннулирования дебиторки

По общим правилам удалить отрицательный результат можно через 3 года по завершении сроков требования по иску. Этот термин может прерваться либо приостановиться. Основанием прервать время могут быть такие обстоятельства:

• виновная сторона приняла обязательства и поставила подпись в акте сверки;
• должник заплатил неустойку или пеню;
• виновник в письменном виде попросил об отсрочке;
• контрагент признал претензию и оформил дополнительное соглашение к договору.

Для списания дебиторки с истекшим сроком исковой давности после прерывания термина понадобится отчитывать новый период с даты наступления вышеуказанных обстоятельств. Прерывание может произойти несколько раз, но общее время со дня образования долговых обязательств не должно превышать 10 лет.

В статье 202 ГК РФ прописаны все обстоятельства, по которым можно приостановить период отсчета дней. Причиной может быть внесудебное урегулирование конфликта. На решение спора посредством медиации, административной процедуры, посредничества и других способов предоставляется законодательством дополнительное время.

Приостанавливается время на период защиты нарушенных прав в судебном порядке. Списание дебиторской задолженности по акту сверки проводки без соблюдения процедуры невозможно. После прерывания время отчета возобновляется, при этом отсчитывать заново его не нужно. Частичное погашение финансовых обязательств не является причиной для прерывания или приостановки срока.

Особенности взыскания дебиторки с истекшим сроком давности

Создавать резерв по сомнительным убыткам предприятие должно самостоятельно в обязательном порядке. Резервирование не проводится в ситуациях, когда фирма твердо уверена, что недостающий итог будет возмещен в полном объеме. Списание сомнительной дебиторской задолженности без признания ее безнадежной невозможно. В этой ситуации поможет продажа денежных обязательств по договору факторинга либо аннулирование минуса по процедуре банкротства.

Юридический центр «Нетдолгофф» поможет избавиться от финансовых обязательств по причине изменения финансового положения, возникшего, например, из-за простоя в бизнесе, потери работы или потери трудоспособности. Воспользоваться процедурой можно при отсутствии оплаты свыше трех месяцев, а сумма к погашению составляет от 500 тысяч рублей. Опытные юристы подскажут, как списывается дебиторская задолженность и объяснят, каким образом она может быть списана без негативных последствий со стороны ФНС.

Невозможность взыскания долга подтверждена судебным приставом

Это процедура признания недоплаты невозвратной и выполнение соответствующих бухгалтерских проводок. Одним из признаков безнадежности является подтверждение судебным приставом факта невозможности взыскать причитающуюся часть по определенным причинам:

• место проживания должника установить невозможно;
• у виновника отсутствует имущество, пригодное для возмещения;
• неплательщик признан банкротом;
• место нахождения или хранения имущества виновной стороны установить не удалось.

Следует учитывать, что судебное решение и акт органа государственной власти не заменяют друг друга. Если человек признан банкротом, не может произойти списания дебиторской задолженности по решению суда с проводкой для изменения налогов на доход. Это положение дополнительно подтверждается актом судебного пристава, что позволит сделать соответствующие записи. Убыток нельзя признать невозвратным, если по обязательству имеется поручитель.

Заключение

К выбору контрагентов следует подходить ответственно. Невозвратный минус влияет на расчет сумм налога на прибыль. Избавиться от него можно только через 3 года по окончании сроков требования по иску при соблюдении процедуры признания безнадежности. После ликвидации долга невозврат будет числиться на внебалансовом счете еще 4–5 лет. Независимо от причины списания дебиторской задолженности, ФНС будет тщательно проверять каждый факт такой бухгалтерской проводки.

За выявленные нарушения предприятию нужно будет доплатить начисленные налоги, штрафы и пеню. Ликвидировать долг можно по взаимозачету, если компания и контрагент имеют невыполненные финансовые обязательства друг перед другом. Такая процедура, по мнению ФНС, не несет экономического обоснования и доказательств невозможности взыскать недоплату для последующего удаления остатка по сделке.